身内の不幸の職場への連絡はメールで大丈夫？忌引きメールのマナーを解説

• 2024年07月16日

身内の不幸の職場への連絡は電話が理想ではあるものの、メールでも大丈夫です。しかし、送信する内容には注意が必要となるでしょう。

この記事では、身内の不幸の職場への連絡はメールでも大丈夫なのか、忌引きメールとは、注意点・注意点について詳しく解説します。

忌引きメールについて知りたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

身内の不幸の職場への連絡はメールで大丈夫？

身内の不幸があった場合、職場への連絡はメールでも大丈夫です。むしろ、深夜や早朝の電話だと失礼になる場合があるため、注意が必要となるでしょう。

ここでは、身内の不幸の職場への連絡について詳しく解説します。

電話が理想だがメールでも問題はない

忌引きの連絡は電話が理想ですが、メールでも問題はありません。

人の死は突然訪れるため、職場にいる間に訃報が入るとは限りません。訃報の知らせが、深夜や早朝など予想していない時間帯に舞い込んでくることがあるでしょう。

職場で訃報が入った場合は、上司・部下・取引先に周知できますが、自宅で訃報の連絡があった場合は電話やメールで連絡しなくてはなりません。

ただし、電話すべきではない時間帯に忌引きの連絡をするのはマナー違反となるため、メールの方が適している場合があります。

時間帯に合わせてどちらで連絡するか考えるのが望ましいです。

忌引きメールを送るのがマナー

訃報の連絡が入った場合、無礼にならない時間帯まで待ってから電話するのではなく、まずメールで知らせるのが良いでしょう。

自分自身が休むことで業務に支障をきたす可能性があるため、早めに連絡を入れておくのが理想です。

同僚の負担を抑えるためにも、「今日は忌引きでお休みさせていただきます」とメールで一報入れておきましょう。

ただし、忌引き休暇は法律上の制度ではなく、職場によっては休みが取れない場合もあるかもしれません。

社内規定や就業規則に記載されていない場合は後々トラブルになる可能性があるため、忌引き休暇の取得について事前に確認しておきましょう。

忌引きメールとは

忌引きメールとは、忌引き休暇をいただくときに送るメールです。忌引き休暇をもらうために、お葬式の情報を記載しましょう。

ここでは、忌引きメールの内容や例文について詳しく解説します。

忌引きメールの内容

忌引きメールの内容は、忌引きをいただく旨の報告、忌引きによって休む期間、お葬式を執り行う日時、故人さまとの関係、休暇の理由、緊急連絡先を記載するのがマナーです。

ここでは、忌引きメールの内容を解説します。

忌引きをいただく旨の報告

忌引きメールには、忌引きをいただく旨の報告を記載しましょう。

忌引き休暇を取得したい旨を直属の上司に連絡し、続いて部下にも連絡します。取引先とのアポイントメントがある場合は、取引先にも連絡するのがマナーです。

何か業務上の予定が入っている場合は予定変更を申し出なくてはならないため、できる限り早めに連絡を入れるようにしてください。

上司に連絡を済ませて部下や取引先への連絡を忘れてしまう場合がありますが、必ず自分自身の業務に関係する人全員に連絡を送りましょう。

忌引きによって休む期間

忌引きメールには、忌引きによって休む期間を記載しましょう。

忌引き休暇を取得する期間を記載し、了承を得るのがマナーです。誤解があると業務に支障をきたす可能性があるため、「〇月〇日から〇月〇日まで」と具体的に記載します。

あわせて、休暇の取得が可能かどうかを文面で添えておきましょう。

お葬式を執り行う日時

忌引きメールには、お葬式を執り行う日時を記載しましょう。

一般的なお葬式の場合、1日目にお通夜、2日目に告別式・ご火葬を執り行うのが一般的であるため、各日時を記載しておくと伝わりやすいです。

ただし、最近では2日かけて行う場合や1日で済ませる場合など、お葬式の形式が変わりつつあるため、必要な日数は事前に確認が必要となります。

何かしらのトラブルも想定して、式場の名前と住所も記載しておくと安心です。

故人さまとの関係

忌引きメールには、故人さまとの関係を記載しておくとわかりやすいです。

本文に「祖父・祖母が逝去いたしました」「父・母が逝去いたしました」と明記しておくと、誰のお葬式を執り行うのかが明確に伝わります。

職場から弔電が送られる際も、誰のお葬式なのかがわかっているとスムーズなため、メールであらかじめ伝えておくと安心です。

休暇の理由

必要であれば、休暇の理由を記載しましょう。

単に「お休みをいただきます」と記載するよりは、喪主を務めるため、ご遺族として参列するため、お葬式の準備・片付けのためなど、理由があると親切です。

職場で忌引きを拒否される可能性はあまりないと思いますが、念のため記載しておくことを推奨します。

緊急連絡先

念のため、緊急連絡先を記載しておきましょう。

緊急連絡先は、式場の電話番号でも構いませんが、本人の携帯電話番号が理想です。すぐに連絡がつく番号でないと緊急連絡先の意味がないため、携帯電話の番号を記載します。

最後に、休暇をいただくお詫びの一文を添えて送信してください。

忌引きメールの例文

忌引きメールを送る場合、例文を参考にすると便利です。ここでは、職場に送る場合、取引先に送る場合に分けて、忌引きメールの例文を紹介します。

職場に送る場合

忌引きメールを職場に送る場合、以下のような例文となります。

上司に送る場合も部下に送る場合も、基本的な文面は例文通りで大丈夫です。忌引きメールのテンプレートは、相手との関係性に合わせて修正しつつご活用ください。

取引先に送る場合

忌引きメールを取引先に送る場合、以下のような例文となります。

取引先に送るメールは、上司・部下に送るものよりも簡略化した内容で大丈夫です。基本的には、お葬式の詳細までは伝えなくても問題ありません。

ただし、取引先が弔電を送る予定の場合は、詳細を聞かれる可能性があります。その場合はお葬式の詳細を再度送るなど、対応が必要です。

忌引きメールの留意点

忌引きメールを送る場合は、いくつかの留意点に気を付けたいです。ここでは、忌引きメールの留意点について詳しく解説します。

可能な限り早めに連絡する

忌引きメールは、可能な限り早めに連絡しましょう。

訃報を受けた直後はショックで何を行えば良いかわからなくなるかもしれませんが、職場への連絡は可能な限り早めに済ませておくのが望ましいです。

メールのない時代は電話ができる時間帯になってから連絡するのが一般的でしたが、今はメールがあるため、時間に関係なく連絡を入れておけます。

忌引きの連絡を早めに伝えておけば、上司・部下への引き継ぎや取引先の対応がスムーズになるため、まずは関係者に連絡してください。

件名には忌引きと記載する

忌引きメールの件名には、一目でわかるよう忌引きと記載しましょう。

上司や部下に送る場合は「忌引き休暇のお願い」、取引先に送る場合は「忌引き休暇のご連絡（社名・氏名）」と入れておけば問題ありません。

単に「休暇のお願い」「休暇のご連絡」だと緊急性が伝わらないため、忌引きであることを件名に入れてください。

順番は上司⇒部下⇒取引先

忌引きメールの順番は、上司⇒部下⇒取引先の順番で送りましょう。

まずは仕事を管理している上司、次に仕事を割り振っている部下、アポイントメントがある場合は取引先にも連絡してください。

厳密に順番が決まっているわけではありませんが、優先すべきは直接関係のある上司や部下となります。取引先は、何かアポイントメントがある場合に限り送るのが一般的です。

慶弔休暇の有無を確認する

忌引き休暇を取得する際は、職場に慶弔休暇があるかどうかを確認してください。

慶弔休暇は冠婚葬祭のときに取得する休暇ですが、厳密に法律で定められているわけではなく、職場によって取り決めに差があります。

勤務先や雇用形態によっては慶弔休暇が取得できない場合があるため、事前の確認が欠かせません。休暇の取得が難しく参列を見送る場合は、お葬式の喪主・ご遺族に連絡しましょう。

自分自身が喪主・ご遺族としてお葬式に参列しなければならない場合は職場に事情を説明し、どのような扱いになるのかきちんと確認しましょう。

引き継ぎは別途連絡する

忌引きメールを送る場合、引き継ぎは別途連絡するのが望ましいです。すべてまとめて送ろうとすると、自分自身はもちろん上司・部下・取引先が混乱してしまいます。

現在抱えている案件、提出締め切りのある書類、クライアントとの共同作業など、各相手への引き継ぎは別途連絡してください。

忌引き明けはお礼する

無事にお葬式が終わったら、忌引き明けにお礼をしましょう。

忌引き休暇の間に仕事を担当してくれた上司・部下にまずはお礼を伝えます。取引先には、お詫びという形で再度連絡を入れておくと安心です。

四十九日や一周忌で再び忌引き休暇を取得する場合は、同様にメールで連絡してください。

ただし、四十九日や一周忌はあらかじめ日時がわかっているため、事前に伝えるなど前もって対応しておくのが望ましいでしょう。

忌引きメールの注意点

忌引きメールを送る場合、いくつかの注意点に気を付けたいです。ここでは、忌引きメールの注意点について詳しく解説します。

忌み言葉・重ね言葉を使用しない

忌引きメールでは、送る側も送られた側も忌み言葉・重ね言葉は使用してはなりません。具体的には、以下のような言葉を避けましょう。

死を連想させる忌み言葉、不幸が重なることを連想させる重ね言葉はご法度です。電話などの会話はもちろんメールでも、使用は避けるのがマナーとなります。

人事・総務にも連絡する

忌引きメールは、人事・総務にも連絡しておきましょう。

原則は上司・部下・取引先まで連絡すれば十分ですが、社員の勤務状況を管理している人事・総務に連絡しておくことで情報の行き違いを防げます。

メールの送り先に人事・総務の担当者を入れておけば、直接休暇申請が可能になる場合が多いです。詳しくは勤務先に事前に確認しておきましょう。

文面の挨拶は省略する

忌引きメールでは、本来はビジネスマナーとされる前置きや時候の挨拶を省略します。

社内の人には「お疲れ様です」、社外の人には「お世話になっております」と前置きすれば、時候の挨拶を入れなくて構いません。

すぐに本題に入り、最後に「お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします」と入れておけば問題ないです。

内容は簡潔に説明する

忌引きメールでは、内容は簡潔に説明しましょう。身内が亡くなったこと、忌引き休暇をいただきたいこと、日時・場所がわかれば十分です。

あまりにもお葬式の詳細を記載すると、参列や香典を催促していると捉えられかねないため、内容はシンプルかつわかりやすいものにします。

余計な話を入れると相手の時間を無駄に奪ってしまうことになるため、要点だけまとめてお伝えください。

電話でも伝える

忌引きメールを送った後、余裕ができたら電話でも伝えておくと良いでしょう。

本来はメールを送れば十分なのですが、職場によっては電話での連絡を重視している人もいるかもしれません。

昔ながらの社風の場合、まずは電話が先という考え方が浸透している場合もあるため、状況に合わせて連絡を入れる方が安心です。

後からトラブルにならないよう、自分自身の職場ではどのように対応するのが正解なのか、事前に確認しておくことを推奨します。

まとめ

身内の不幸があった場合、職場への連絡は電話でするのがマナーです。しかし、最近ではメールで忌引き休暇を取得しても問題ないとの認識が広まっています。

電話は相手が起きている時間を見計らって連絡しなければならない一方、メールはいつでもどこでも送れて便利です。

ただし、忌引きメールを送る際はマナー違反にならないよう配慮が必要となります。

急な訃報でお葬式への参列が必要となった場合、当記事で紹介したマナーに則ったメールで上手に休暇を取得しましょう。

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